Spis sporządza się na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, a także na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, w przypadku zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Jeśli podatnik sporządzi spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego, wówczas na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Jeśli osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają spis z natury za okresy miesięczne oraz gdy jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego, to spis również podlega wpisaniu do księgi.

Spis musi być staranny i trwały

Podatnicy muszą pamiętać, iż spis z natury winien być sporządzany w sposób staranny i trwały, musi zawierać co najmniej następujące dane:

imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

datę sporządzenia spisu,

numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,

szczegółowe określenie towaru i innych składników,

jednostkę miary,

ilość stwierdzoną w czasie spisu,

cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,

wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową,

łączną wartość spisu z natury,

klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”,

podpisy osób sporządzających spis,

podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis z natury jest wpisywany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników, przechowywane łącznie z księgą.

Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

Przy wycenie towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia (z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody) należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Podstawa prawna:

par. 24, par. 25, par. 26 rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544)